In den frühen Siebzigern gab es in Deutschland das weltweit erste Datenschutzgesetz. Seit Mai 2018 gilt innerhalb der gesamten EU die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). B3WERBUNG.de ist nicht der Ort um zu diskutieren, ob die DSGVO zu weit oder nicht weit genug geht. Für Bewerber kann es jedoch von Interesse sein, wie der Lebenszyklus seiner im Rahmen einer Bewerbung abgegebenen Daten in einer Firma aussehen kann. Wie Daten allgemein lässt sich auch die Lifetime von Bewerberdaten im Unternehmen in sechs Phasen gliedern:
- Erfassung der Bewerberdaten
Der Kandidat sendet seine Bewerbung an den Wunsch-Arbeitgeber und stellt damit umfangreiche, teilweise sensible persönliche Daten zur Verfügung und vertraut darauf, dass diese zweckgebunden genutzt werden. - Speichern der Bewerberdaten
Im HR Ressort wird die Bewerbung gespeichert, damit sie durch das für die erste Vorentscheidung zuständige Team geprüft werden kann. - Verwendung der Bewerberdaten
Das HR Ressort analysiert alle eingegangenen Bewerbungen und meldet das Selektionsergebnis der Fachabteilung mit dem entsprechenden Personalbedarf. - Betriebsinterne Weitergabe der Daten
Das Selektionsergebnis wird der entsprechenden Abteilungsleitung zugesandt, damit ab hier durch die den Personalsuchauftrag gebende Stelle übernommen werden kann. An dieser Stelle ist bereits auch eine externe Weiterabe der Bewerberdaten denkbar, zum Beispiel wenn ein externer Dienstleister mit der Analyse der Daten oder der Durchführung von Telefoninterviews oder Erstgesprächen beauftragt ist. - Archivieren der Bewerbung
Firmen speichern teilweise Bewerbungen, um bei späterem Personalbedarf auf weitere geeignete Kandidaten zurückgreifen zu können. Ungefähr jedes fünfte Arbeitsverhältnis scheitert im ersten halben Jahr – und manchmal wird die “Nummer 2” doch noch zur ersten Wahl. - Löschung der Bewerbung
Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, müssten die Daten gelöscht werden. Die zweckgebundene Nutzung der Daten wird mit zunehmender Zeit unwahrscheinlicher. Übereiliges Löschen dürfte allerdings für keinen Arbeitgeber Sinn machen – klagt beispielsweise ein Abgelehnter, ist es hilfreich die Bewerbung noch aufrufen zu können. Nach 6 Monaten müssen die Daten dann gelöscht werden, auch das natürlich DSGVO-konform.